Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

Oftmals kommen einem die Tage kürzer vor als sie eigentlich sind bzw. sie sind nicht lang genug für die vielen Aufgaben, die zu erledigen sind. Besonders wenn man für eine Klausur lernt, ein Referat vorbereiten muss oder die Abiturprüfungen anstehen. Um dies zu ändern, gibt es verschiedene Methoden des Zeitmanagements. Eine ist zum Beispiel die ALPEN-Methode nach Prof. Dr. Jürgen Seiwert. Mit dieser Methode ist es bei geringem täglichen Zeitaufwand möglich, seinen Tag schriftlich zu planen und somit effektiver zu werden. Jeder Buchstabe des Namens der Methode (Akronym), steht für einen bestimmten Schritt der Zeitplanung:

• A steht für Aufgaben und Termine aufschreiben
• L steht für die Einschätzung der Länge, die die Aufgaben und Termine dauern
• P steht dafür, Pufferzeiten einzuplanen
• E steht für den Schritt Entscheidungen zu treffen und
• N steht schließlich für die abschließende Nachkontrolle

Zuerst wird also alles notiert, was es am nächsten Tag zu erledigen gilt. Denn idealerweise plant man seinen Tagesablauf einen Tag vorher. Auch nicht geschaffte Aufgaben des Vortages werden mit aufgeschrieben. Dabei muss noch keine Reihenfolge berücksichtigt werden. Dann wird die ungefähre Zeit eingeschätzt, die die verschiedenen Aufgaben brauchen um erledigt zu werden. Dabei muss man auf Erfahrungswerte zurückgreifen um realistische Zahlen zu erhalten und sollte sich auch Maximalzeiten notieren, also wie lange eine Aufgabe maximal dauern darf.

Ganz wichtig ist es, in einem dritten Schritt Pufferzeiten einzuplanen. Anderenfalls würde man unter Dauerstress stehen und da die Leistungskurve bekanntlich nach einiger Zeit abfällt, ist man trotz Tatendrangs nicht mehr allzu effektiv. Die Pufferzeiten sollten in einem Verhältnis von 60 zu 40 zu den zu erledigenden Aufgaben stehen. Dabei sollte die eine Hälfte der Pufferzeit als Pause und die andere Hälfte für unvorhergesehene Störungen reserviert werden.

Im vorletzten Schritt geht es darum, Entscheidungen bezüglich der Priorität zu treffen. Dafür werden die einzelnen Aufgaben und Termine nach ihrer Wichtigkeit sortiert. Wichtige Dinge werden dabei natürlich höher priorisiert als unwichtige. Zuletzt werden die einzelnen Punkte der Zeitplanung noch einmal überprüft ebenso wie die gesamte Zeiteinteilung am Ende des Tages. Da Zeitmanagement nicht starr sondern dynamisch ist, lebt es von den persönlichen Erfahrungswerten und Modifikationen. Gerade am Anfang wird man noch einiges zu optimieren wissen. Sollten zum Beispiel doch noch Aufgaben nicht erledigt worden oder nur halb fertig geworden sein, müssen sie für die Planung des nächsten Tages berücksichtigt werden.